あなたは与えられた仕事を要領良くこなせていますか？
効率を考えずただ作業をしていても無駄に時間がかかってしまい「山ほど仕事があるのに全然終わらない」「期日までに間に合わない」なんてこともあるかと思います。どんな仕事でも効率良く成果をあげたいですよね。
では与えられた仕事を要領よくテキパキとこなして着実に成果をあげるのはどうすればいいのでしょうか。今回は『仕事ができる人の特徴や効率化する方法』をご紹介していきます。
仕事ができる人とは？
そもそも仕事ができる人とはどのような人物なのでしょうか。与えられた仕事に対して「要領よくこなす」「仕事が早い」といったイメージがあるかと思います。この2つは同じ意味合いに感じている方もいらっしゃるかと思いますが、この2つが指す内容は若干異なります。
まず要領よくこなす人は、人とのコミニュケーションと取ることが得意で、やるべき仕事はたくさんあるのに周りから評価される所を理解して器用に上手く捌くことができます。また、丁度いいラインを知っているので完璧を目指そうとする人に比べて作業効率がいいです。
一方で仕事が早い人は、自分の中で優先順位を明確にしてからスケジュールを立てます。いつまでに何をやるのかが明確になっているので無駄な寄り道をせず早く仕事が終わります。また、決断力があり何事も判断するスピードが早いです。判断できるスピードが早いということは的確に今の状況を把握することができるので、物事に優先順位をつけることができます。そのため仕事効率にも繋がります。
仕事の効率がいい人の特徴
効率よく仕事をこなしている人にはどのような特徴があるのでしょうか。それぞれのポイントを紹介します。
1. 仕事の全体像を把握し目標を立てている
仕事の全体像を把握し理解することで仕事を進める計画が立てられます。全体像を理解することで前後の工程が把握できるので、次の仕事をする人もスムーズに取り組むことができるため全体的な無駄が無くなります。
また、目標を明確にすることでゴールに向けて効率よく行動することができると同時にモチベーションを保つことができます。
2. 優先順位を決めている
何も考えずにとにかく手をつけるのではなく「緊急度」や「重要度」を考慮して適切な優先順位で取り組むと良いです。もし緊急性などがそこまで無い場合は、自分のモチベーションアップに繋げるために得意な分野から取り掛かってみるのもいいかと思います。
場当たり的な仕事をするのではなく『優先順位をつけて仕事に取り組む』ことが大事です。
3. 集中できる環境がある
近年ではテレワークを導入している企業が増え、会社へ通勤せず自宅で1日過ごしている方も少なくありません。仕事に集中できる部屋があれば問題無いかと思いますが、ワンルームなどプライベートで過ごす部屋と同じ場合は集中力が途切れやすくなります。
デスクの周りには仕事で使う必要最低限の物以外は置かないようにして集中できる環境を自主的に作っていくことが大事です。
会社の場合でも自分のデスク周りが散らかっていると集中力や生産性が低下します。今は使わない書類などで散らかっている場合は綺麗に整理整頓するようにしましょう。
また、デスクワークとなると一日中座って過ごすことになります。同じ体勢でいると血行が悪くなり「肩こり・腰痛・頭痛」を引き起こしてします。こまめに休憩を取り軽いストレッチを取り入れることで集中力がアップし、効率よく作業に取り組むことが出来ます。
4. 行き詰ったらすぐ相談する
仕事を行なう上で何かしら行き詰ってしまうこともあります。もちろんご自身で解決されることも大事ですが、誰かに相談することも大事です。
「自分で調べたら30分かかったけど相談したら5分で解決できた」
「相談したことでより高い品質の成果をあげることができた」
というケースもあります。もし仕事で困った場面に遭遇したら遠慮はせずに同僚や上司に相談してみましょう。そして効率よくより良い成果に繋げましょう。
5. ツールを有効活用する
ExcelやWordなど簡単な資料作成やデータの抽出を行なう際はマクロの自動化を利用することで効率化を図れます。他にもビジネスチャットやタスク管理など便利なビジネスツールが色々とあるので、導入できるものに関しては積極的に上手く活用することがおすすめです。
仕事の効率が悪い人の特徴
逆に仕事効率が悪い人はどのような特徴があるのでしょうか。
1. 全体像の把握ができず計画が立てられない
効率が悪い人は必然的に良い人の逆になりますが、仕事の全体像を把握できていないと効率良く仕事を進める計画が立てられません。隅々まで全てを把握していなくても、流れや自分が受け持つ前後の部分は把握しておくことをおすすめします。
2. 優先順位がつけられない
自分の中で考え方の順序立てができないと「今やらなければいけないこと」「次にやらなければいけないこと」が分からず、結果的に効率が悪くなってしまいます。今は何を優先してやらなければいけないのかを考えて取り組むことが大事です。
特に忙しい時期になるとまだ完了していないのに次から次へと仕事が増えていきます。もし優先順位が分からないなら、分からないまま作業をするのではなく、新たに任せられた際に上司やリーダーに優先順位を聞いてから取り組むと良いかと思います。
4. こだわりが強く全て自分でやろうとする
自分の中でこだわりが強い人はより完璧でなければいけないと思いがちです。こだわりを持つことは大事ですが、それが強すぎてしまうと時間を無視してまで終わらせようとします。
また、こだわりが強いと他人に任せたとしても自分の中で納得がいく結果じゃないと自分で修正することになります。(何度も修正依頼をかけるより自分で修正した方が早いので)
それなら初めから他人に任せるのではなく自分で取り組もうという考えになり全て自分でやろうとします。結果、作業効率が悪くなり周囲からは手際が悪い人と思われてします。
自分の周りに任せられる人がいないという場合もありますが、ある程度のこだわりは捨てて少しでも周りに任せることで効率アップに繋がります。
5. 集中力が続かない
集中力が散漫してしまうと、これをやると決めていても気づいたら別の事をやっていて中途半端になってしまうこともあるかと思います。
一般的に集中力を持続できる時間は約50分と言われています。
休憩を挟みながら集中力を持続させることが効率化に繋がります。事前に「この時間は集中する」といった時間帯を作りアラームなどで時間を管理することも効果的かと思います。
効率的に仕事をするコツ
今よりさらに仕事の効率を上げるにはどうすればいいのでしょうか。6つのポイントをご紹介します。
① 1日のスケジュールを組む
② 仕事の優先順位をつける
③ 1つずつこなしていく
④ ツールを活用する
⑤ メリハリをつける
⑥ しっかり休憩を挟む
① タスクを書き出し、1日のスケジュールを組む
現在取り組んでいる仕事の全体像のスケジュールが組めたら、それらを取り組むための1日のスケジュールを細かく立てましょう。「今日はどのタスクを処理するのか」「休憩は何時に取るのか」等、細かく決めてスケジュール帳に入力します。タスクをリストアップして何時から何時までと細かく決めておくことが大事です。
会社によっては、1日のスケジュールを朝礼後のチームミーティングで決める場合もあるかと思いますのでその際にリーダーや上司と相談して決めるのもいいかと思います。
② 仕事の優先順位をつける
やるべきタスクの中にはすぐに手を付けなければならない緊急性の物や、後回しにできない重要性があるものが混在しています。その中からリストアップしたタスクの中で何が重要で緊急性があるのかを確認してそれぞれに優先順位をつけます。
何も考えず手あたり次第やるのではなく、今何をやるべきなのか優先順位を付けながらスケジュールを立てることが大事です。
もし自分で優先順位が付けられないのなら自分の判断ではなく、上司に直接相談しながら取り掛かるのが良いかと思います。
③1つずつこなしていく
やるべきことが多くなり仕事が溜まってしまうこともあるかと思います。マルチタスクに仕事をこなそうとする人もいますが、それぞれを同時に進めるのではなく1つ1つ確実に捌いていきましょう。
関連している内容で同時進行が可能な作業なら問題ないかと思いますが、それぞれが別の内容だった場合、1つの作業をストップしてもう一つの作業をすることになるので逆に効率が悪くなります。
時間が無いからといって一度に複数の仕事を捌くのではなく、確実に1つ1つ順番に完了させる方が全体的な効率化に繋がります。
⑤ ツールを活用する
ひと昔前に比べて今は効率化できるツールやアプリはたくさん存在しますが「昔からこの方法でやり慣れているからツールは必要ない」という場合もあるかと思います。
実際に今までのやり方の方が効率が良いならそのままでいいですが、自動化ができる部分に関しては積極的にツールやアプリやシステムを活用された方が手間が省けて効率化に繋がります。
ツールを使うべきか、今までどうりでやるのかを一度検討してみてください。
⑥ メリハリをつける
仕事とはいえ1日中ずっと集中して作業する必要はありません。集中するべき時は集中して作業をして手を抜いてもいいときは手を抜くといったメリハリが大事です。
メリハリをつけて作業をすることができればストレス無く集中力をキープすることができるので、生産性や効率が良くなり結果が出やすくなります。
何も決めずに疲れたから休むのではなく、予め自分の集中力はどのくらい続くのかを知ったうえで1日のスケジュールを決める際に計画するといいでしょう。
もし、気持ちの切り替えが難しいようなら行動を起こすための『切り替えスイッチ』を決めておくことも有効です。例えば「コーヒーを飲んだら仕事に集中する」「この音楽を聴いたら仕事を始める」等を決めておくと上手く切り替えができるようになります。
⑦ しっかり休憩を挟む
提出期日が近いからといって休憩を取らずにぶっ通しで作業をされる方もいるかと思います。休憩の時間を少しずらすなら良いですが、休憩も取らずに作業を続けるのはおすすめしません。なぜなら集中力が途切れた状態で仕事をしても効率良くいきません。逆にミスに繋がり、修正などで逆に効率が悪くなるからです。
1時間などまとまった休憩が取れないなら、10分間の休憩をこまめに入れるなどして上手くリフレッシュの時間を取り入れましょう。
ビジネススキルを身に付ける
「もっと活躍したいけど何をしたらいいのか分からない」
「もっと仕事を充実させたい」
「自分自身の市場価値を上げたい」
このような悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。しかし、周りに相談したとしても的確なアドバイスってなかなか貰えないですよね。
もし上記のような悩みをお持ちならプロに相談するのが的確なアドバイスを貰うことができます。
ビジネスの悩みなら『コミュトレ』
コミュトレには「ビジネスコミュニケーション基礎能力診断」というものがあり、自身のコミュニケーション能力を細分化することで、得意なスキルや不得意なものを可視化することで把握ができます。
しかもその診断とアドバイスは無料で実施してもらえるので、もし「自分はどんなスキルがあって、何が向いているのか」が分からず悩んでいる人は診断とアドバイスだけしてもらっても良いと思います。
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まとめ
今回は『仕事の効率を上げる方法』についてご紹介しました。一見当たり前に思える内容でも実際に実践できていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。効率がいいと思っていたけれど実は効率が悪く要領が悪くなっていたなんてこともあります。
私が以前勤めていた会社でも要領が悪い人は同じ特徴を持っていました。
「1日の計画が立てらないので時間の使い方が下手」
「優先順位を決めずに作業しているので必要な時に書類ができあがっていない」
という状況によくなっていて周りの同僚や先輩がサポートをせざるを得ない状況になり結果、全体的に仕事効率が悪くなっていました。
全てを完璧にしようとするのではなく、少しでも効率を上げるために当記事で紹介した内容を実践してみてください。要領よくテキパキと仕事をこなし着実に成果を上げれるようになればと思います。
